5 Lois importantes sur les talons de paie que tous les employeurs devraient connaître

Quiconque s’est jamais trouvé du mauvais côté du ministère du Travail ou de l’Internal Revenue Service sera le premier à vous dire que peu de choses peuvent s’avérer aussi importantes d’un revers pour une entreprise.

C’est pourquoi il est si crucial que vous vous assurez que votre processus de paie se déroule conformément à la loi et vos talons de paie pour suivre. Si ce n’est pas le cas, vous pourriez facilement être à la recherche d’une amende lourde si jamais vous obtenez vérifié et l’écart est découvert.

Le droit de la paie n’est pas la chose la plus facile au monde, c’est pourquoi nous avons créé cet article pour vous aider à démarrer.

Pensez État, pas fédéral

Bien qu’il y ait beaucoup de lois fédérales du travail, il y a très peu de lois fédérales qui règlent des talons de paie. En fait, l’émission de talons de paie n’est pas une exigence fédérale.

C’est parce que le gouvernement fédéral laisse cela à la discrétion des gouvernements des États. Chaque état a des règles variables sur la façon dont les talons de paye devraient être administrés, alors assurez-vous de vérifier le département du travail de votre État pour découvrir les lois dans votre région.

1. Opt-in

En 2020, il n’y a à peu près aucune raison d’utiliser une stratégie de paie sur papier. C’est un gaspillage et un danger pour l’environnement, sans parler de plus difficile à traiter pour vous et plus gênant pour vos employés. Vous devriez utiliser un outil logiciel. Cliquez ici pour en savoir plus sur le créateur Paystub.

Dans certains États, cependant, les employés doivent s’inscrire pour utiliser tout système électronique qui documente leurs informations salariales. Si tel est le cas avec votre état, assurez-vous d’obtenir la confirmation écrite de vos employés avant de commencer à leur envoyer des talons de paie électroniques.

2. Informations de contact

La prochaine chose qui peut être légalement exigé d’avoir sur votre talon de paie est l’information de contact. Tous les employés ont le droit de soulever des conflits de salaire, et le talon doit indiquer à qui l’employé devrait parler s’ils le désirent.

3. Tous les talons facilement accessibles

Certains États exigent que les entreprises hébergent toutes les informations historiques sur la rémunération d’un employé à l’entreprise. C’est pourquoi vous devez toujours conserver toute la documentation liée à la paie dans le cloud.

4. Retenues sur demande

Si un employé demande, votre état peut légalement vous obliger à inclure les retenues d’impôt fédérales et d’état sur leur talon de paie. Cela signifie que vous aurez besoin d’envoyer cet argent à l’IRS ainsi.

5. Privé à votre employé

Enfin, les renseignements sur la rémunération de votre employé lui sont privés. Vous n’êtes pas autorisé à le partager avec des personnes au hasard dans l’entreprise sans qu’ils l’approuvent d’abord. Cela dépend de la façon dont votre organisation est structurée.

Les lois sur les talons de paie sont importantes

Il est important que vous adhérez aux lois sur les talons de paie afin de garder votre entreprise du bon côté du gouvernement. Assurez-vous de consulter un expert dans votre région ou visitez le site Web du département du Travail de votre État pour en savoir plus sur les exigences spécifiques à votre région.

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