Tâches critiques pour assurer le bon fonctionnement de la suite G

Les administrateurs de G Suite doivent se tenir au courant des mises à jour mensuelles de Google et examiner périodiquement les paramètres des applications, des utilisateurs, des appareils et de la sécurité.

Si vous êtes administrateur G Suite pour votre organisation, vous savez à quel point les membres de votre équipe apprécient la commodité et l’intégration serrée des applications de services aux entreprises les plus en vue de Google. Vous savez aussi que le maintien de cette fonctionnalité nécessite une vigilance constante.

Quelles sont les principales mesures à prendre pour s’assurer que G Suite continue d’offrir un maximum de disponibilité et de productivité dans votre organisation?

Nick Hess, de SureTec IT à Portland, OU travaille avec des entreprises du Nord-Ouest du Pacifique qui prennent en charge leurs installations G Suite (Google Apps) et aident à l’optimisation et à l’utilisation générale.  Il partage ces idées sur la façon dont les administrateurs de G Suite peuvent soutenir leurs clients finaux.

Examinez vos paramètres administratifs

En tant qu’administrateur G Suite, vous gérez probablement une variété de tâches, y compris l’ajout et la suppression de comptes et d’appareils, la configuration des paramètres de sécurité et la gestion des ressources partagées. Pour assurer le bon fonctionnement de votre système, envisagez de planifier un examen périodique de tous les paramètres administratifs afin de vous assurer qu’ils continuent de répondre aux besoins de votre organisation.

Dans le cadre de votre examen, n’oubliez pas de jeter un oeil à votre page G Suite Admin, où vous pouvez ajuster une variété de paramètres, y compris le contrôle des logiciels malveillants et des spams qui cible les utilisateurs de votre organisation, le partage de fichiers externes, et les préférences de confidentialité. Vous pouvez également profiter du guide Quickstart de Google pour obtenir des recommandations sur les paramètres de sécurité et les meilleures pratiques.

En outre, vous voudrez examiner vos comptes d’utilisateurs périodiquement pour vous assurer que les comptes actifs correspondent à une liste principale d’utilisateurs autorisés. Dans votre console G Suite Admin, vous pouvez suspendre ou supprimer des comptes inutilisés après avoir préservé les données nécessaires.

Jetez un oeil aux applications et aux dispositifs

En plus de surveiller la sécurité et les comptes d’utilisateurs, les administrateurs de G Suite doivent garder un œil sur les appareils et les applications autorisés à être utilisés sur le compte d’une organisation.

Envisagez un examen périodique des paramètres de votre application G Suite pour vous assurer que les applications continuent de répondre aux besoins de votre entreprise. Lorsque Google déploie de nouvelles fonctionnalités d’application, les options de réglage peuvent changer, et certains paramètres — y compris ceux de Google Drive et de calendriers — affectent les configurations de partage. Pour modifier les paramètres, choisissez Des applications à partir de l’écran d’accueil de votre console d’administration.

Sous le réglage Appareils sur votre console, vous pouvez examiner tous les appareils autorisés pour G Suite et supprimer ceux qui ne sont plus nécessaires. Le tri par la dernière synchronisation peut vous aider à identifier les appareils plus anciens qui peuvent ne pas être utilisés.

Tenez-vous au courant des modifications google

Google apporte fréquemment des modifications à ses algorithmes et applications, et certains de ces changements peuvent avoir un impact sur votre implémentation G Suite. Google Support propose une liste de modifications récentes dans le cadre de son centre d’aide G Suite Admin, où vous pouvez trouver des détails sur les améliorations récentes et les nouvelles fonctionnalités.

Vous pouvez également visiter la page « Ce qui est nouveau » pour en savoir plus sur les versions de G Suite pour le mois précédent, et vous pouvez consulter les archives des versions plus anciennes par mois. En outre, vous pouvez en apprendre davantage sur les versions à venir, y compris les nouveaux produits et fonctionnalités liées à G Suite.

Pour les administrateurs de G Suite, le maintien à jour des utilisateurs, des applications et des périphériques peut représenter un travail sans fin. En surveillant les changements récents et à venir de Google à ses outils de collaboration et de productivité basés sur le cloud, vous pouvez garder une longueur d’avance.

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