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Comment gérer les modifications forcées du BOQ d’un projet par le client pendant un appel d’offres ?

Sep 23, 2022 6:44 AM ET

Il est frustrant de constater que les clients envoient des changements soudains dans le champ d'application du cahier des charges au milieu de l'appel d'offres. Cela repousse votre calendrier et entraîne des dépenses supplémentaires, sans vouloir trop insister sur ce point ! Mais comment éviter ces pièges pour minimiser la perte du travail que vous avez déjà accompli ?

La phase de changement

Le client vous informe qu'il y a un changement dans le devis quantitatif et que vous devez maintenant vous en occuper. Dans de nombreux cas, le devis comprend des milliers de lignes et une nouvelle documentation sur la conception du projet.

Cela peut être une tâche difficile, car vous devez vous assurer que les changements n'ont pas d'impact négatif sur le budget ou le calendrier du projet. Cependant, il est important de se rappeler que le client a toujours raison. Vous devez donc faire de votre mieux pour répondre à ses besoins.

Comme la plupart des travaux effectués aujourd'hui sont réalisés manuellement à l'aide de feuilles Excel contenant des formules de calcul d'estimation, cela prend du temps et provoque des erreurs.

Ce que vous devez être capable de faire, c'est d'abord :

  1. Comprendre quelles modifications ont été apportées et où dans la nouvelle version du devis.
  2. Vous devez poursuivre l'estimation à partir du même endroit pour les lignes du devis quantitatif qui n'ont pas changé.
  3. Vous devez adresser les changements aux sous-traitants avec précision et sans retard.

Outils pour gérer les modifications

Lorsqu'il s'agit de modifications forcées du devis quantitatif ou de la portée d'un projet, il est important de disposer des bons outils pour les gérer. Voici quelques éléments à garder à l'esprit :

  1. La documentation est essentielle. Assurez-vous d'avoir un document clair et à jour sur l'étendue du projet qui décrit le travail à faire. Cela vous aidera à éviter les dérapages et autres problèmes en cours de route.
  2. Change logiciel d'estimation de construction peut être un atout précieux. Ce type de logiciel peut vous aider à gérer facilement les changements, à comparer les versions, à communiquer avec les parties prenantes et à obtenir des approbations.
  3. Soyez prêt à négocier. Si un client veut apporter un changement qui aura un impact significatif sur le projet, soyez prêt à négocier sur des éléments tels que le prix, le calendrier et la portée.

En suivant ces conseils, vous serez mieux équipé pour gérer les changements forcés dans le projet de loi sur la quantité ou la portée de votre projet.

Votre approche avec les clients concernant les changements

Il existe plusieurs approches que vous pouvez adopter lorsqu'il s'agit de gérer les changements forcés dans le BOQ / la portée d'un projet de la part du client pendant le processus d'appel d'offres. La chose la plus importante est de rester professionnel et de garder les lignes de communication ouvertes avec le client.

Une première approche consiste à demander un délai plus long pour la soumission de l'appel d'offres parce que cela implique beaucoup de travail et que vous avez besoin de plus de temps. La deuxième approche est que si vous ne pouvez pas respecter le délai, vous pouvez en informer le client et c'est à lui de décider de modifier les délais ou de vous exclure de l'appel d'offres.

Quelle que soit l'approche que vous adoptez, il est important de se rappeler que votre objectif final est de remporter l'appel d'offres et de le remporter de la manière la plus rentable possible.

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Conclusion

Il est malheureusement assez courant dans le secteur de la construction que la portée du projet change pendant l'appel d'offres, et il est difficile de gérer ces changements si vous n'y êtes pas préparé. La chose la plus importante à faire est de s'assurer que vous pouvez analyser tous les changements et avoir un plan pour gérer ces changements le plus efficacement possible. N'oubliez pas que vous restez maître du projet et que c'est à vous qu'il revient de décider de la marche à suivre. Avec un peu de planification et de prévoyance, vous devriez être en mesure de naviguer avec succès dans toute modification forcée de la portée du projet par le client.

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Contact Information:

Name: Danit Kellmer
Email: dima@conwize.io
Job Title: Marketing Director
Tags:   French, United States, Wire